Kevesebb szoftver, több AI: mit tanulhatnak a magyar kkv-k az európai pénzügyi csapatoktól?

Az európai pénzügyi részlegek egyre kevesebb szoftverrel dolgoznak, miközben egyre többen használnak mesterséges intelligenciát. Ezt mutatja a Spendesk szeptemberben közzétett nemzetközi felmérése. A magyar kis- és középvállalkozásoknál az AI szintén széles körben jelen van, a költségoldali előnyök azonban egyelőre kevésbé látszanak. Összegyűjtöttük, mi áll a különbség mögött, és hogyan lehet a felesleges előfizetések leépítésével költségkeretet felszabadítani.

Kétharmaduk már AI-t használ a pénzügyekben

A Spendesk és a CFO Connect Top CFO Tools Report 2026 című kutatása 215 európai pénzügyi vezető válaszain alapul. A két szervezet saját jelentése szerint a pénzügyi csapatok 67 százaléka használ mesterséges intelligenciát, ami gyors emelkedés: ugyanez az arány a Spendesk adatai alapján 2024-ben még 31, 2025-ben pedig 56 százalék volt. Az eredményekről az FF News összefoglalója is beszámolt.

A másik feltűnő eredmény a szoftverek számának csökkenése. A Spendesk és a CFO Connect jelentése szerint a pénzügyi vezetők több mint 90 százaléka legfeljebb hat szoftvert használ a pénzügyi munkához, 41 százalékuk pedig mindössze egy–három eszközzel dolgozik. A jelentés szerint a használt AI-modellek közül az Anthropic Claude a legnépszerűbb, 41 százalékos használattal.

Miért éppen most szűkítik a szoftverparkot?

Sok cégnél az elmúlt években szinte észrevétlenül halmozódtak fel az előfizetések: külön eszköz jutott a számlázásra, a költségelszámolásra, a jóváhagyásokra és a riportokra. Ezt a jelenséget gyakran SaaS-burjánzásnak nevezik. Egy-egy előfizetés kis tételnek tűnik, együtt viszont nehezen átlátható kiadást jelentenek, és az adatok is több rendszerben szóródnak szét.

A The SaaS CFO elemzése szerint az AI részaránya az IT-költségvetésekben 12,1 százalékról 14,2 százalékra nőtt, és a vállalati informatikai vezetők (CIO-k) 45 százaléka a meglévő SaaS-licencek keretének átcsoportosításával finanszírozza az új AI-eszközöket. Az elemzés alapján tehát az AI-ra fordított pénz jelentős része nem új keret, hanem a régi előfizetések lefaragásából származik.

Hogy mekkora mozgástér lehet ebben, arra a költségoptimalizálással foglalkozó CloudZero blogja ad becslést: a cég szerint a nem használt vagy átfedésben lévő SaaS-licencek megszüntetésével az IT-költségek 20–40 százaléka is megtakarítható. Ez egy szolgáltató saját becslése, a tényleges eredmény cégenként jelentősen eltérhet.

Hol térül meg gyorsan az AI, és hol bizonytalan?

A Gartner 160 pénzügyi vezető megkérdezésével készült felmérése szerint az adatkivonatolás, valamint a szállítói és vevői számlák feldolgozásának (AP/AR) automatizálása átlagosan 9–10 hónap alatt megtérül. Ezek jól körülhatárolható, ismétlődő feladatok, ahol a megtakarított munkaidő és a hibák csökkenése viszonylag könnyen mérhető.

A Gartner közleménye ugyanakkor arra is rámutat, hogy a pénzügyi vezetők 57 százaléka szerint az egyedi AI-projektek valós megtérülése még nem tisztázott. A kutatócég ezért fegyelmezettebb befektetési szemléletet sürget a pénzügyi AI-fejlesztéseknél.

Egy másik felmérés a költségek kiszámíthatóságára hívja fel a figyelmet. A SpendHound Business Wire-on közzétett adatai szerint a pénzügyi vezetők 57 százaléka nem biztos abban, hogy reális árat fizet az AI-eszközökért, 46 százalékuk pedig túllépte a tervezett AI-keretet, a beszámoló szerint elsősorban a használatalapú díjak megugrása miatt. Ha egy eszköz díja a felhasználás mennyiségétől függ, a havi számla nehezebben tervezhető, mint egy fix előfizetésé.

Magyar kkv-k: széles körű használat, kevés szabály

A Store Insider beszámolója szerint a magyar kkv-k 73 százaléka használ valamilyen AI-eszközt, de csak 25 százalékuknál vannak szabályozott vállalati keretek. A lap szerint stratégia hiányában az AI egyelőre nem vált ki szoftverelőfizetéseket a hazai kisvállalkozásoknál.

A VOSZ Port 2025-ös elemzése hasonló képet fest. Eszerint a munkavállalók 82 százaléka nyitott az AI-ra, a rendszerszintű bevezetés legfőbb akadálya azonban a szakértelem hiánya, amelyet 88 százalékos arányban jelöltek meg.

A különbség tehát nem az érdeklődésben van. A nemzetközi felmérések szerint a nagyobb európai pénzügyi csapatoknál az AI a szoftverkonszolidáció része, a hazai beszámolók alapján viszont a kisebb cégeknél gyakran csak egy újabb eszköz a meglévők mellett. Ilyenkor a kiadások inkább nőnek, mint csökkennek.

Szoftveraudit lépésről lépésre

Az alábbi lépések általános kiindulópontot adnak, a konkrét sorrend és mélység a cég méretétől és tevékenységétől függ.

• Teljes leltár: érdemes egy táblázatban összegyűjteni minden előfizetést a havi díjjal, a felelős személlyel, a megújítás időpontjával és a tényleges felhasználók számával.
• Valós használat: sok eszköz admin felülete megmutatja, ki és milyen gyakran lép be. A hónapok óta nem használt licencek az első jelöltek a lemondásra.
• Átfedések feltárása: gyakori, hogy két-három program ugyanazt a feladatot látja el, például a költségelszámolást vagy a dokumentumtárolást.
• Központi platform kijelölése: az európai trendet követve érdemes megvizsgálni, lehet-e a pénzügyi folyamatokat néhány központi rendszer köré szervezni.
• Szűk, mérhető AI-belépési pont: a Gartner adatai alapján a számlafeldolgozás és az adatkivonatolás az a terület, ahol a megtérülés a leggyorsabban mérhető.
• Költségplafon: használatalapú díjazásnál célszerű havi keretet és riasztást beállítani, ha a szolgáltató ezt lehetővé teszi.
• Belső szabályok: érdemes rögzíteni, milyen adatokat szabad AI-eszközökbe feltölteni, és ki dönthet új előfizetésről.

Egy előfizetés felmondása előtt érdemes átnézni a szerződési feltételeket és a felmondási határidőket, valamint a könyvelővel egyeztetni arról, hogy a régi rendszerben tárolt bizonylatokat és adatokat hogyan kell megőrizni.

Előbb rend, aztán automatizálás

A nemzetközi adatokból az olvasható ki, hogy az AI-ból azok a cégek profitálnak leginkább, amelyek előbb rendet tesznek a szoftvereik között, és a felszabaduló keretet célzottan, jól mérhető feladatokra fordítják. A magyar kkv-k számára ezért nem egy újabb eszköz beszerzése lehet az első lépés, hanem a meglévők átvilágítása. A cikk általános tájékoztatást ad, nem minősül pénzügyi, jogi vagy informatikai szaktanácsadásnak; konkrét döntés előtt érdemes szakemberrel egyeztetni.